UBND HUYỆN SA PA PHÒNG GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO     Số: 170 /PGD&ĐT-CMNV V/v chuẩn bị các điều kiện và tổ chức rà soát hồ sơ xét công nhận tốt nghiệp THCS, kỳ xét ngày 23/5/2017	CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
	Sa Pa, ngày 03 tháng 5 năm 2017

 Kính gửi:

 - Các trường THCS, PTCS, PTDTBT THCS;

 - Trường PTDTBT TH&THCS Tả Van, Hầu Thào;

 - Trường MN, TH&THCS Võ Thị Sáu;

 - Trường PTDTNT THCS&THPT Sa Pa.

Căn cứ Quyết định số 938/QĐ-UBND, ngày 24/3/2017 của UBND tỉnh Lào Cai về quyết định ban hành phương án tổ chức các kỳ thi, xét tốt nghiệp và tuyển sinh các lớp đầu cấp trên địa bàn tỉnh Lào Cai năm 2017; Công văn số 649/SGD&ĐT-KT&KĐ, ngày 27/4/2017 của Sở GD&ĐT Lào Cai về việc hướng dẫn tổ chức xét công nhận tốt nghiệp THCS năm 2017. Để chuẩn bị tốt các điều kiện cho kỳ xét công nhận tốt nghiệp THCS, kỳ xét ngày 23/5/2017, Phòng Giáo dục và Đào tạo chỉ đạo như sau:

1. Công tác chuẩn bị

- Hiệu trưởng các đơn vị xây dựng kế hoạch, tổ chức giảng dạy đảm bảo theo kế hoạch giáo dục nhà trường; tuyệt đối không được cắt xén chương trình. Tổ chức cho học sinh ôn tập, kiểm tra đảm bảo theo quy định; tổ chức tuyên truyền cho học sinh sau khi tốt nghiệp THCS đã được cấp bằng phải đến ký nhận bằng và lưu trữ hồ sơ cá nhân (nếu hết năm 2017 người học không nhận bằng, nhà trường phải nộp về Phòng GD&ĐT quản lý, cấp phát theo quy định).

- Thông báo rộng rãi việc tổ chức xét công nhận tốt nghiệp THCS trên bảng tin, các phương tiện thông tin đại chúng tới tất cả học sinh đang học và học sinh chưa tốt nghiệp THCS tại các kỳ xét tốt nghiệp các năm trước. Các đơn vị hoàn thiện hồ sơ xét tốt nghiệp THCS xong trước ngày 16/5/2017.

- Căn cứ số lượng học sinh, các đơn vị đề xuất danh sách Hội đồng xét tốt nghiệp theo mẫu nộp về Phòng GD&ĐT ngày 10/5/2017.

2. Hồ sơ phục vụ kỳ xét

2.1. Học bạ

Hoàn thiện hồ sơ học sinh dự xét đảm bảo yêu cầu (đối với học bạ học sinh chưa có ảnh, phải bổ sung ảnh và đóng dấu giáp lai theo quy định). 

2.2. Giấy khai sinh

Các trường tiếp tục rà soát Giấy khai sinh của học sinh theo hướng dẫn tại Văn bản số 92/TP-TH, ngày 18/6/2012 của Phòng Tư pháp huyện Sa Pa về việc hướng dẫn nghiệp vụ. Nếu giấy khai sinh chưa đúng, hiệu trưởng nhà trường tổng hợp và đề nghị bộ phận Tư pháp xã sửa theo đúng quy định tại Văn bản số 92.

* Khi rà soát Giấy khai sinh:

- Giấy khai sinh: phải đảm bảo tính pháp lý (có đầy đủ số - quyển số; xã - huyện - tỉnh; chữ ký, tên của người ký và dấu của chính quyền địa phương);

- Ngày tháng năm sinh (phải ghi đầy đủ  bằng số và bằng chữ) và khớp với các loại hồ sơ khác;

- Giấy khai sinh dùng để xét tốt nghiệp THCS bổ sung phía sau: "Giấy khai sinh dùng để xét TNTHCS năm 2017".

2.3. Sổ gọi tên và ghi điểm (lớp 9 năm học 2016-2017) 

- Phải hoàn thiện theo đúng quy định; ưu tiên thời gian để chấm bài khảo sát và hoàn thiện Sổ gọi tên và ghi điểm xong trước ngày 16/5/2017.

* Lưu ý hồ sơ xét công nhận tốt nghiệp

- Thực hiện theo Điều 5 - Quy chế 11. Giấy khai sinh, Học bạ, Sổ điểm, các thông tin trong Danh sách công nhận tốt nghiệp THCS của học sinh phải khớp;

- Đối với danh sách xét công nhận tốt nghiệp: Cột ngày tháng năm sinh phải Text  để tránh trường hợp ngày, tháng sinh của người học bị ngược trong quá trình copy, in ấn; các dấu trong họ tên người học phải đúng trọng âm. VD: Chảo Mùi Líu (đúng) Chảo Mùi Liú (sai);

- Số lượng: Mỗi danh sách từ 25 đến 30 người học dự xét; danh sách cuối không quá 30 người học/danh sách. Danh sách được đánh số thứ tự từ 01 đến hết theo từng danh sách của Hội đồng xét;

- Danh sách xét công nhận Tốt nghiệp (theo mẫu 1,2) được lập trên Excel, Bảng mã Unicode, phông chữ Times New Roman, cỡ chữ 09, khổ giấy A₃. Cột họ, tên người học thống nhất tách thành 2 cột: Họ và - tên; 

+ Thống nhất: cột học lực, hạnh kiểm ghi tắt G (T), K, Tb, Y;

+ Môn Ngoại ngữ: ghi đầy đủ Tiếng Anh;

- Kết quả 3 môn học nhận xét: Cột 1. Thể dục, Cột 2. Âm nhạc, Cột 3. Mỹ thuật;

- Việc sửa chữa trong danh sách: dùng bút khác mầu gạch chéo (không được dùng mực đỏ), viết lại nội dung đúng, đóng dấu lên chỗ sửa và tổng hợp việc sửa vào phần cuối của danh sách.

3. Tổ chức kiểm tra, rà soát hồ sơ xét tốt nghiệp các trường

- Thời gian: 01 ngày, từ 7^h30’ ngày 18/5/2017 (thứ Năm).

- Địa điểm: Hội trường tầng 3 - Trường THCS Kim Đồng.

- Thành phần:

+ Hội đồng rà soát (Có Quyết định thành lập riêng);

+ Các trường THCS, PTCS, PTDTBT THCS, PTDTBT TH&THCS và PTDTNT THCS&THPT Sa Pa: Hiệu trưởng hoặc Phó Hiệu trưởng (01 cá nhân/đơn vị).

- Hồ sơ xét công nhận tốt nghiệp THCS gồm:

+ Danh sách xét công nhận tốt nghiệp (theo mẫu);

+ Giấy khai sinh hợp lệ;

+ Học bạ THCS bản chính;

+ Sổ gọi tên và ghi điểm các lớp 9;

+ Bài kiểm tra các môn học kỳ I và học kỳ II năm học 2016-2017 để phục vụ công tác kiểm tra, rà soát;

+ Các hồ sơ liên quan: Theo Điều 5 - Quy chế 11.

*Lưu ý: Yêu cầu các trường chuẩn bị hồ sơ, Hiệu trưởng hoặc Phó Hiệu trưởng trực tiếp nộp và tham gia rà soát với thành viên Hội đồng.

Đề nghị trường THCS Kim Đồng chuẩn bị hội trường khoảng 50 chỗ ngồi; Tổ chuyên môn nghiệp vụ (THCS) tham mưu chuẩn bị ấn phẩm, văn phòng phẩm và các điều kiện để phục vụ công tác kiểm tra, rà soát.

4. Tổ chức xét công nhận tốt nghiệp

Các đơn vị tổ chức khai mạc kỳ xét vào 8^h00’ ngày 23/5/2017. Tổ chức tập huấn cho các thành viên học tập Quy chế 11 và tiến hành các thủ tục xét theo đúng Quy chế 11. Tuỳ theo điều kiện số lượng học sinh trong danh sách, các đơn vị có thể kết thúc sớm hơn, nhưng nhất thiết đảm bảo yêu cầu tối thiểu 01 ngày.

Phòng Giáo dục và Đào tạo tiếp nhận hồ sơ của các đơn vị trình đề nghị công nhận tốt nghiệp THCS từ 16^h30’ ngày 23/5/2017. Danh sách xét công nhận tốt nghiệp THCS (mẫu DS 1,2) phải có đầy đủ chữ ký (không được Foto chữ ký của các thành viên trong Hội đồng), dấu của Hội đồng xét (sử dụng con dấu nhà trường). Cùng với hồ sơ nộp về Phòng GD&ĐT, các đơn vị nộp kèm theo danh sách công nhận tốt nghiệp qua hòm thư điện tử: huongsp1976@gmail.com hoặc trên USB.

5. Kinh phí: Thực hiện theo chế độ tài chính hiện hành. 

Phòng GD&ĐT chỉ đạo công tác chuẩn bị các điều kiện cho kỳ xét công nhận tốt nghiệp THCS, khóa ngày 23/5/2017. Yêu cầu Hiệu trưởng các trường có cấp THCS khẩn trương triển khai thực hiện. Trong quá trình thực hiện nếu có vướng mắc báo cáo về Phòng Giáo dục và Đào tạo (Tổ CMNV, trực tiếp đồng chí Bùi Thị Hương, ĐT 0912565976) tổng hợp báo cáo lãnh đạo để chỉ đạo hướng dẫn và giải quyết./.